PALUPIIZ BLOGSPOT: PROSES KOMUNIKASI BISNIS

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun organisasi, selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari atasan dan bawahannya.
Di antara kedua belah pihak (atasan dan bawahan) harus ada two way communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok.

Untuk mencapai tujuan suatu organisasi bisnis. Kerjasama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial maupun kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Masalah komunikasi ini adalah inherent (melekat = sangat penting ) terhadap kebutuhan manusia. Rasanya tidak mungkin seseorang hidup sempurna tanpa berkomunikasi dengan orang lain. Demikian pulahalnya pada sebuah organisaisi bisnis, komuniukasi merupakan sumber kehidupanya.

Dalam melakukan sebuah komunikasi pastilah ada proses yang berjalan. Kali ini pembahasan makalah akan terfokus pada proses yang ada dalam komunikasi bisnis.

B. Rumusan Masalah

Dari makalah yang kami buat ini, yang dapat kami paparkan adalah sebagai berikut:

1. Apa yang dimaksud dengan proses komunikasi bisnis?

2. Bagaimana proses dan tahapan komunikasi?

3. Apa saja tingkatan proses komunikasi?

4. Apa saja dimensi komunikasi yang ada dalam organisasi?

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Proses Komunikasi Bisnis

Dalam Kamus Bahasa Inggris proses didefiniskan sebagai setiap gejala yang menunjukkan adanya perubahan secara berkesinambungan di dalam waktu. Apabila kita menerima konsep mengenai proses tersebut, maka kita memandang sebuah peristiwa dan hubungannya sebagai hal yang dinamis, selalu berubah, dan berkesinambungan. Apabila kita memberi label kepada sesuatu sebagai proses, ini berarti bahwa sesuatu itu tidak memiliki awal dan akhir, merupakan rangkaian yang tetap mengenai suatu peristiwa atau kejadian. Jadi, unsur-unsur di dalam proses tersebut saling berinteraksi, masing-masing memengaruhi terhadap satu sama lain.[1]

Komunikasi adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu. Sedangkan Bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Jadi, Proses Komunikasi Bisnis adalah tahapan yang berkesinambungan dalam pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau kelompok melalui simbol - simbol atau sinyal bisnis.

B. Proses dan Tahapan Komunikasi

1. Proses Komunikasi

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain. Adapun langkah dalam proses komunikasi sebagai berikut:

a. Ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.

b. Encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

c. Penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis. Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.

d. Perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

e. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.[2]

2. Tahapan Komunikasi

Proses komunikasi bisnis melalui tiga tahap yaitu, perencanaan, penyusunan, dan revisi pesan. Adapun uraian sebagai berikut:

a. Perencanaan

Perencanaan merupakan menentukan apa yang dilakukan di masa mendatang. Merencanakan hal-hal pokok atau mendasar dari pesan yang akan dikomunikasikan. langkah-langkah perencanaan :

1. Penentuan tujuan, tujuan komunikasi bisnis adalah memberi informasi, persuasi (membujuk) dan tidak melakukan kolaborasi dengan audiens. Tujuan disini menentukan seberapa tingkat partisipasi audiens yang diharapkan dan tingkat pengendalian yang dimiliki dalam memberikan pesan-pesan. Dengan tujuan yang jelas diharapkan komunikasi mampu menerima dan memahami apa yang disampaikan komunikator.

Setelah menentukan tujuan tahapan selanjutnya adalah menguji pengiriman dan respon komunikasi.

2. Analisis audiens, bisa dari pembaca ataupun pendengar presentasi, surat, memo dan laporan, misalnya manajer, atasan, rekan kerja, bawahan dan masyarakat umum. Orang-orang tersebut mempunyai perbedaan dalam pemahaman komunikan. Factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam analisis audiens.

a) Menyusun profil audiens

b) Memuaskan kebutuhan informasi audiens

c) Memuaskan kebutuhan emosional audiens

3. Penentuan ide pokok, merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

4. Pemilihan saluran media

b. Penyusunan pesan

Langkah-langkah dalam penyusunan pesan

1. Mengorganisasikan pesan bisnis, yang baik adalah apabila semua elemen di satukan dalam suatu pola yang (berfikir secara logis). Organisasi pesan yang baik dapat menjamin keberhasilan pesan tersebut. Ada dua tahap dalam mengorganisasi pesan:

a) Mengidentifikasikan dan mengelompokkan ide-ide

b) Mengatur dan menyeleksi ide-ide yang berkaitan secara logis

2. Memformulasikan pesan bisnis, tahapan dalam memformulasikan pesan bisnis ada dua:

a) Konsep awal, biasanya belum sempurna, penuangan ide dalam tulisan kemudian dilanjutkan dengan perbaikan dariide pokok.

b) Gaya dan tekanan, gaya(style) meliputi hubungan yang ingin dinyatakan dalam pesan, penggunaan sikap, menekankan sifat positif dan kredibilitas.

c. Revisi

Tahapan-tahapan dalam revisi diantaranya;

1. Edit pesan, tahap pertama dalam revisi adalah pengeditan isi dan organisasi pesan.

2. Menulis ulang pesan, ketika melakukan pengeditan pesan bisnis, kadang-kadang komunikator menemukan kata-kata, kalimat, bahkan keseluruhan pesan harus diperbarui. Maka dari itu yang perlu diperhatikan adalah batasan waktu (deat line) dari penyelesaian pesan.

3. Memproduksi pesan, langkah ini membahas tentang bagaimana komunikator benar-benar mendesain pesan yang akan disampaikan kepada audiens, khususnya dalam komunikasi tertulis. Audiens mempunyai keterbatasan dalam memahami pesan yang terlalu panjang atau halaman pesan yang penuh dengan kata-kata.[3]

C. Tingkatan Proses Komunikasi

Menurut Denis McQuail, secara umum kegiatan/proses komunikasi dalam masyarakat berlangsung dalam 6 tingkatan sebagai berikut :

1. Komunikasi intra-pribadi (intrapersonal communication),yakni proses komunikasi yang terjadi dalam diri seseorang, berupa pengolahan informasi melalui pancaindra dan sistem syaraf. Contoh : berpikir, merenung, menggambar, menulis sesuatu, dan lain-lain.

2. Komunikasi antar-pribadi,yakni kegiatan komunikasi yang dilakukan secara langsung antara seseorang dengan orang lainnya. Misalnya percakapan tatap muka, korespondensi, percakapan melalui telepon, dan lain-lain.

3. Komunikasi dalam kelompok,yakni kegiatan komunikasi yang berlangsung di antara suatu kelompok. Pada tingkatan ini, setiap individu yang terlibat masing-masing berkomunikasi sesuai dengan peran dan kedudukannya dalam kelompok. Pesan atau informasi yang disampaikan juga menyangkut kepentingan seluruh anggota kelompok, bukan bersifat pribadi. Misalnya, diskusi antara dosen dan mahasiswa di kelas tentang topik bahasan perkuliahan.

4. Komunikasi antar-kelompok/asosiasi, yakni kegiatan komunikasi yang berlangsung antara suatu kelompok dengan kelompok lainnya. Jumlah pelaku yang terlibat boleh jadi hanya dua atau beberapa orang, tetapi masing-masing membawa peran dan kedudukannya sebagai wakil dari kelompok/asosiasinya masing-masing.

5. Komunikasi Organisasi,komunikasi organisasi mencakup kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi dan komunikasi antar organisasi.Bedanya dengan komunikasi kelompok adalah bahwa sifat organisasi lebih formal dan lebih mengutamakan prinsip-prinsip efisiensi dalam melakukan kegiatan komunikasinya.

6. Komunikasi dengan masyarakat secara luas,pada tingkatan ini kegiatan komunikasi ditujukan kepada masyarakat luas. Bentuk kegiatan komunikasinya dapat dilakukan melalui dua cara : a) Komunikasi massa, yaitu komunikasi melalui media massa. Seperti radio, surat kabar, TV, dan sebagainya. b) Komunikasi langsung atau tanpa melalui media massa. Misalnya ceramah, atau pidato di lapangan terbuka.[4]

D. Dimensi Komunikasi dalam Organisasi

Organisasi sebagai kerangka (framework) menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dan dapat diklasifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Untuk menyelenggarakannya dan mengawasi pelaksanaan tujuan yang akan dicapai, pimpinan atau administrator mengadakan peraturan sedemikian rupa. Dimana pimpinan tidak perlu berkomunikasi langsung dengan seluruh karyawan. Pimpinan membuat kelompok menurut jenis pekerjaannya dan mengangkat seorang sebagai penanggung jawab atas kelompoknya.

Dengan demikian pimpinan cukup berkomunikasi dengan para penanggung jawab kelompok. Jumlah kelompok serta besarnya kelompok bergantung pada besar-kecilnya organisasi. Untuk memperoleh kejelasan, komunikasi dapat dibagi menjadi dua dimensi, yaitu : komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.

a. Komunikasi vertikal

Komunikasi vertikal, dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah (downward communications). Mereka yang berotoritas lebih rendah ke jabatan berotoritas lebih tinggi (upward communications), adalah komunikasi dari pimpinan kebawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal-balik (two-way traffic communications).dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, penjelasan-penjelasan, dan lain-lain kepada bawahannya. Dalam pada itu, bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran dan sebagainya kepada pimpinan.

Komunikasi dua arah secara timbal-balik tersebut dalam organisasi sangat penting sekali. Karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan kepada bawahan, maka roda organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Pimpinan perlu mengetahui laporan, tanggapan, atau saran para karyawan sehingga suatu keputusan atau kebijaksanaan dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan. Komunikasi vertikal dapat dilakukan secara langsung antara pimpinan seluruh karyawan, komunikasi vertikal yang lancar, terbuka, dan saling mengisi merupakan pencerminan sikap kepemimpinan yang demokratis, yakni jenis kepemimpinan yang paling baik diantara jenis-jenis kepemimpinan lainnya.

b. Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersona.[5]

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Proses Komunikasi Bisnis adalah tahapan yang berkesinambungan dalam pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau kelompok melalui simbol - simbol atau sinyal bisnis.

2. Langkah-langkah dalam proses komunikasi diantaranya; Ideation, Encoding, Penyampaian pesan yang telah disandi (encode), Perhatian dialihkan kepada penerima pesan, feedback. Adapun tahap komunikasi diantaranya; perencanaan, penyusunan, dan revisi pesan.

3. Tingkatan proses komunikasi ada enam, yaitu; Komunikasi intra-pribadi (intrapersonal communication), Komunikasi antar-pribadi, Komunikasi dalam kelompok, Komunikasi antar-kelompok/asosiasi, Komunikasi Organisasi.

4. Komunikasi dapat dibagi menjadi dua dimensi, yaitu : komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.

B. Penutup

Demikian makalah ini kami buat. Apabila terdapat kesalahan dalam penulisan dan pembahasan makalah ini kami mohon maaf. Kritik dan saran yang membangun sangat kami butuhkan untuk lebih baiknya makalah yang kami buat selanjutnya. Selamat membaca dan semoga bermanfaat.